Come i meeting uccidono a volte la produttività

Maria Pia Iurlaro

Ti sei mai seduto durante un meeting e hai detto a te stesso: “che spreco di tempo, potrei finire il mio lavoro”. Se la tua risposta è sì, non sei il solo. Le riunioni assorbono una quantità sempre crescente di tempo per i dipendenti e per i dirigenti.

Mentre i meeting possono essere una strategia e un processo utile per condividere i progressi del lavoro e connettersi con gli altri, le riunioni eccessive e mal gestite possono avere un significativo effetto negativo sulla produttività e sulla motivazione dei dipendenti.

Sfruttare al massimo il tempo della tua riunione

Probabilmente non è realistico pensare di organizzare le riunioni alla perfezione, tuttavia, ridurre in modo significativo sia la frequenza che la quantità di tempo trascorso in essi potrebbe aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Ecco nove suggerimenti che potrebbero aiutarvi:

1. Prova a organizzare un incontro all’aria aperta.

Considera di avere degli incontri camminando piuttosto che stando seduti. Le riunioni a piedi possono essere un beneficio per la salute dei partecipanti e possono anche ridurre il tempo necessario.

2. Imposta limiti di tempo rigorosi.

Limitare la durata della riunione a un’ora, o meno, se è possibile. E concludi l’incontro in tempo, anche se l’ordine del giorno non è completato.

3. Creare e distribuire l’agenda di una riunione in anticipo.

Avere un programma chiaro e concreto distribuito in anticipo che annuncia lo scopo dell’incontro e i risultati previsti. Garantire che l’ordine del giorno abbia un numero limitato di elementi di azione e discussione.

4. Stabilire elementi di azione chiari da assegnare dopo la riunione.

Garantire un follow-up specifico e attuabile delle decisioni prese durante la riunione.

5. Non tenere riunioni di “aggiornamento dello stato”.

Non utilizzare le riunioni per aggiornamenti o divulgazione di informazioni che possono essere gestiti con altri metodi, come la posta elettronica.

6. Inizia in tempo.

Inizia sempre la riunione in tempo e non consentire ai partecipanti di prendere parte dopo 15 minuti. Inoltre, non utilizzare il tempo per aggiornare i ritardatari.

7. Metti un limite alla dimensione della riunione.

Limitare il numero di persone coinvolte nella riunione a non più di nove.

8. Dare alle persone un out.

Consenti ai dipendenti il ​​diritto di rifiutare la loro frequenza senza penalità.

9. Mantieni la conversazione dinamica.

Se sei il facilitatore / presidente dell’incontro, controlla la discussione non lasciando che le persone dominino la discussione. Puoi anche esaminare altri modi per condividere il contenuto nelle riunioni, comprese alternative al brainstorming, presentazioni e uso di media e tecnologia.