Parola di Coach – La gestione del tempo

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Maria Pia Iurlaro – Personal e Business Coach

La gestione del tempo è il processo di pianificazione e controllo sulla quantità di tempo speso per attività specifiche, in particolare per aumentare l’efficacia o l’efficienza. Tradizionalmente, la gestione del tempo si riferiva solo alle attività lavorative , ma oggi il termine si allarga anche alle attività personali. Un sistema di gestione  è una combinazione progettata di processi, strumenti, tecniche e metodi.

Trovare una strategia di gestione del tempo che funzioni meglio per te dipende dalla tua personalità, dalla capacità di auto-motivare e dal livello di autodisciplina. Alcuni miei consigli potranno aiutarti a  gestirlo in modo più efficace :

1. Valuta
Scopri come spendi il tuo tempo calcola quanto tempo trascorri di solito nelle tue attività e valuta i risultati. Determina quali attività richiedono più tempo, l’ora del giorno in cui si è più produttivi, e analizza dove  dedichi  la maggior parte del tuo tempo.

2. Imposta le priorità
Uno dei modi più semplici per stabilire le priorità è quello di creare una lista “da fare”. Metti in cima i compiti più importanti e affrontali per primi. Basta fare attenzione a non creare liste enormi e non tenere più elenchi contemporaneamente.

3. Utilizza uno strumento di pianificazione
Utilizzare uno strumento di pianificazione personale per migliorare la produttività e tenerlo con sé. Esempi di strumenti di pianificazione personale includono pianificatori elettronici, diari tascabili, calendari, programmi per computer, notebook e smartphone.

4. Gestisci
Implementa un sistema che ti permetta di gestire le informazioni in modo efficace. Questo non vale solo  per la tua scrivania e la tua libreria, ma anche per i file del tuo computer e le tue e-mail.

5. Pianifica il tuo tempo
Pianifica in modo appropriato i tuoi compiti più impegnativi per quando hai più energia e tranne  per le tue attività ad alta priorità. Tuttavia, cerca di limitare il tempo pianificato al 70% della giornata, lasciandone un po ‘ attività creative .

6. Delega: chiedi aiuto agli altri
Identifica le attività che altri possono svolgere e seleziona la persona appropriata per eseguirle.Sii specifico nel definire il lavoro, ma concedi alla persona una certa libertà di personalizzare il compito. Infine, non dimenticare di ricompensare la persona per un lavoro ben fatto.

7. Smetti di procrastinare
Alcuni compiti sembrano schiaccianti, alcuni sembrano sgradevoli. Prova a suddividere le attività in segmenti più piccoli che richiedono meno impegno in termini di tempo e comportano scadenze realistiche. Se hai problemi a iniziare, chiedi aiuto ai colleghi.

8. Gestisci gli sprechi di tempo
Ridurre o eliminare il tempo speso per attività imposte da altre persone (ad esempio, non programmare riunioni  o incontri a meno che non siano necessarie ).

9. Evita il multi-tasking
Il multi-tasking in realtà non fa risparmiare tempo. In realtà, è vero il contrario: si perde tempo quando si passa da un’attività all’altra, con conseguente perdita di produttività. Rimani concentrato sul tuo problema attuale invece di cercare di affrontare dieci problemi contemporaneamente.

10. Prendi tempo per te stesso
La cura e l’attenzione che ti dai è un investimento importante . Pianificare il tempo per rilassarsi può aiutarti  sia fisicamente che mentalmente. Per ridurre lo stress, è necessario premiare te stesso per un successo .

Indipendentemente dalle strategie di gestione  che usi, dovresti prendere tempo per valutare come hanno funzionato per te. Cerca di trovare un sano equilibrio tra lavoro e vita domestica. Concentrati sui compiti che sono più importanti nella tua vita. Investi abbastanza tempo nel tuo benessere personale. Ricorda sempre che una sua  migliore  gestione  può portare a una maggiore felicità personale, a maggiori risultati a casa e sul lavoro, a una maggiore produttività e a un futuro più soddisfacente.

Per essere un grande manager  è necessario disporre di una vasta gamma di competenze – dalla gestione del tempo  alla comunicazione e alla motivazione. Ecco perché è così importante migliorare continuamente le tue abilità .

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